Programme Assistant

World Health Organization
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Programme Assistant

  • Organization: WHO - World Health Organization
  • Location: Lome
  • Grade: GS-5, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: 2022-09-29

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

La mission du Programme de gestion des urgences sanitaires de l'OMS consiste a batir les capacites des Etats membres a gerer les risques d'urgences sanitaires et, lorsque les capacites nationales sont debordees, a diriger et a coordonner la reponse sanitaire internationale afin de contenir les epidemies et de fournir une aide et un retablissement efficaces aux populations affectees. La direction de la gestion et de l'administration du Programme d'interventions sanitaires d'urgence est chargee de la gestion efficace et du soutien administratif du programme d'urgences, et s'assure que les interventions d'urgence de l'OMS sont promptement et durablement financees et pourvues en personnel. Cette direction s'assure de la mise a disposition des services administratifs previsibles et de qualite (ressources humaines, finances, planification du travail, subventions) au Programme d'urgences, y compris pendant les reponses aux urgences et assure le suivi efficace des (et en conformite avec) procedures normalisees de gestion (SOPs), permettant une amelioration permanente et une excellente gestion des activites.

DESCRIPTION OF DUTIES

  • Sous la supervision directe et les orientations generales du l'Administrateur Charge des Operations, le/la titulaire du poste executera les taches suivantes :
  • Assister le Chef du Programme EPR et les autres membres de l'equipe sur tous les aspects du controle budgetaire, par des rapports sur la situation financiere des programmes, les procedures, les couts estimatifs et depenses effectuees, ainsi que les problemes de financement eventuels ;
  • Effectuer le point mensuel des Awards pour suivre le niveau d'execution budgetaire ;
  • Effectuer le suivi regulier et rigoureux des lignes budgetaires du Programme EPR ;
  • Faciliter la mise en œuvre des activites du Programme EPR et en assurer le suivi avec des rapports mensuels (DFC, DI,) ;
  • Conseiller et assister les fonctionnaires, experts et consultants du Programme EPR, sur toutes les questions administratives et financieres (indemnites, paiement & remboursement des frais de voyage) ;
  • •Planifier des reunions du Programme conformement aux calendriers et besoins ; preparer les proces-verbaux et le suivi des points d'action pour assurer une reponse a temps aux demandes du Programme ;
  • •Gerer les reunions, seminaires, ateliers, y inclus leur preparation (documents de reference et d'informations) et les plans d'evenements en GSM / Oracle, les lettres d'invitation, les estimations de couts et les demandes de voyage ;
  • Assurer un suivi regulier et efficace des activites du Programme EPR en liaison avec l'Administration du bureau pays ;
  • Initier et assurer le suivi des demandes de biens et services, y compris les exigences de reception, de paiement et de l'inventaire ;
  • Effectuer les revisions requises sur les transactions et ou requisitions dans le GSM, la liquidation et la cloture des PO generes ;
  • Preparer les reunions internes de meme que les ateliers organises par le Programme de gestion des situations d'urgence sanitaire ;
  • •Rediger, de sa propre initiative ou sur base d'instructions, les correspondances administratives et financieres courantes liees aux transactions financieres et budgetaires du Programme EPR ;
  • S'assurer que les dates cibles et les echeances sont respectees, et que la correspondance et les requetes sont repondues en temps opportun ;
  • Creer et / ou maintenir des systemes de classement en collaboration etroite avec les autres membres du personnel d'appui ;
  • Etablir des rapports periodiques ou speciaux sur le budget et les contributions du Programme ;
  • Utiliser GSM / Oracle, pour etablir les demandes de voyage pour les voyages officiels de l'OMS ;
  • Accomplir toutes autres taches requises dans le cadre de ses competences ou assignee par la hierarchie.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Diplome du cycle secondaire complet ou formation technique Commercial/Gestion equivalente suivi d'une formation dans le domaine de l'administration generale.
Desirable: Un diplome universitaire en gestion/comptabilite ou finances serait un avantage.

Experience

Essential: Avoir au moins 05 ans d'experience averees a des postes administratifs.
Desirable: Une experience a des postes d'appui financier et administratif au sein de l'OMS ou systeme des Nations Unies serait un avantage. Une experience a l'utilisation du systeme Oracle ou d'autres systemes ERP serait un atout.

Skills

Bonne connaissance des procedures standards normalisees (SOPs)Excellente connaissance des regles, reglements et pratiques de l'OMS en matiere de gestion administrative et financiereBonne capacite de planificationCapacite a creer et a entretenir des relations de travail saines avec des personnes de nationalites et de cultures differentes.

WHO Competencies

Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Producing results
Ensuring the effective use of resources

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French.
Desirable: Intermediate knowledge of English.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XOF 9,526,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

  • This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
  • Only candidates under serious consideration will be contacted.
  • A written test may be used as a form of screening.
  • In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
  • Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
  • WHO is committed to workforce diversity.
  • WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.
  • WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment, and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.
  • WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
  • This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.

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  • A confirmation email will be sent to you few minutes afterwards
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